تعلم Microsoft Excel

الدرس الأول : شاشة البرنامج الافتتاحية .

برنامج مايكروسوفت إكسل أحد برامج مجموعة أوفيس , وهو برنامج متخصص في عمل الحسابات ورسم المخططات البيانية , ويسمى برنامج الجداول الالكترونية أو الجداول الحسابية . كما يستخدم البرنامج ايضا عند الحاجة إلى إنشاء جداول كتابية معقدة أي يصعب إنشاؤها في معالجات النصوص كبرنامج الوورد . أنظر الشكل التالي:



ويقدم إكسل الكثير من المزايا والمهام كاستخدام المتسلسلات الحرفية والرقمية والإكمال التلقائي وتصفيتها........

لتشغيل البرنامج انقر على زر ابدأ >> البرامج >> Microsoft Excel
وبعد تشغيل البرنامج تظهر الشاشة الافتتاحية للبرنامج كما بالشكل التالي:




شريط العنوان: يكون بهذا الشريط اسم البرنامج مايكروسوفت اكسل متبوعا باسم الملف ويكون امتداد ملف الاكسل XLS .

شريط القوائم : تعرض القائمة لائحة الأوامر وهناك بعض الاختصارات للأوامر من لوحة المفاتيح أو من شريط الأدوات .

شريط الأدوات : عبارة عن خليط بين أزرار وقوائم لتسهيل التعامل مع البرنامج يمكن تغيير حجم شريط الأدوات لعرض أزرار إضافية , كما يمكنك إظهار كافة الأزرار .

شريط الصيغة: وهو الشريط التي تظهر فيه المعادلات أو الدوال .

ورقة العمل : وكل ملف بالإكسل يشتمل على 3 ورقات افتراضية يمكن زيادة عدد الورقات وكل ورقة مكونة من عدد من الأعمدة تبدأ بحرف A وتنتهي بحرفي IV وكذلك عدد من الصفوف تبدأ من الصف رقم (1-65536)

الخلية : تقاطع أي عمود مع أي صف في ورقة العمل .

الخلية النشطة : هي الخلية التي يحيط بها برواز ويظهر عنوانها في شريط الصيغة .

الدرس الثاني: إدخال النص و التعبئة التلقائية


إدخال النص: النص هو مجموعة من الحروف والأرقام ويتم إدخال النص في الإكسل داخل الخلايا في ورقة العمل .لكتابة النص حدد أولا الخلية المطلوبة ثم ابدأ بكتابة النص , سيظهر النص داخل الخلية وسيظهر أيضاً في شريط الصيغة.


التعبئة التلقائية: وتعرف أيضا بسلاسل البيانات , حيث أن إكسل يحوي مجموعة من السلاسل الرقمية والسلاسل النصية الجاهزة والتي يتم إكمال محتواها كتابة أحد كلمات هذه السلسلة ثم سحب نقطة الملء أو ما يسمية البعض (المربع السحري ) وهو النقطة السوداء الموجودة في الزاوية اليسرى السفلى للخلية .



ولعمل تعبئة تلقائية بعد إدخال بيانات مبدئية يتم تظليل الخليتين B5,B6 فيظهر مربع صغير في أسفل يسار التظليل (المربع السحري) يتم السحب منه حتى الرقم المراد.



كرر نفس الخطوات على الأرقام الفردية والأرقام الزوجية . وكذلك خلية الأيام , حدد على السبت ثم اسحب من المربع السحري ستظهر باقي أيام الأسبوع لأن السلاسل النصية معروفة لدى إكسل أما الأرقام فنحتاج الى خليتين لمعرفة الفرق بين الرقمين .



ملاحظة:أبرز السلاسل النصية المخزنة في الحاسب هي : أيام الأسبوع والأشهر الهجرية والميلادية واللغتين العربية والإنجليزية .

ثم نحفظ الملف عن طريق قائمة ملف وحفظ أو عن طريق النقر على حفظ من شريط الأدوات فيظهر إطار حفظ فنكتب اسم الملف: التعبئة التلقائية ثم ننقر على زر حفظ ونلاحظ دائما أن يكون اسم الملف معبراً عن محتواه.

مثال:

لعمل مبيعات ربع سنوية ستم إدخال بيانات كما في الصورة



ولإيجاد إجمالي المبيعات نقف بالمؤشر في D10 وننقر على زر الجمع التلقائي من شريط الأدوات فيظهر في شريط الصيغة نطاق الجمع ثم ننقر على علامة أو بالنقر على إنتر فيظهر إجمالي المبيعات في شهر يناير ثم نسحب من المربع السحري أفقيا حتى شهر مارس , ولإيجاد المجموع نكرر الخطوة السابقة ولكن يتم السحب رأسي لكل الأصناف.

تنسيق ورقة العمل


- الدمج والتوسيط : لعمل دمج وتوسيط لعنوان الملف نظلل من الخلية C4 إلى G4 كما بالشكل التالي:



ثم ننقر على زر دمج وتوسيط من شريط الأدوات فيظهر العنوان كالتالي:



تم وضع زر الدمج والتوسيط على شريط التنسيق لكثرة الحاجة إلى هذا الأمر , والأمر موجود أساساً ضمن نافذة تنسيق خلايا . التي تظهر في الشكل التالي مع الأوامر الإضافية ضمن تبويت محاذاة .





- الحدود : لعمل حدود للجدول يتم تحديد الخلايا من C5 إلى G10 كما في الشكل التالي:



ثم نفتح قائمة تنسيق ثم نختار خلايا فيظهر إطار تنسيق خلايا به عدة تبويبات نختار تبويب حدود . ونختار نمط التسطير و لونه المراد ثم ننقر على داخلية ومفصلة ثم موافق كما في الشكل التالي :



وهنا نشاهد الجدول بعد عمل الحدود وأختيار النمط واللون :




أنتهى درس اليوم وإن شاء الله يكون الدرس سهل ومفهوم للجميع

وانتظروا الدرس القادم ( التعامل مع أوراق العمل - الفرز )
الرد باقتباس

التعامل مع أوراق العمل

يوجد لدينا افتراضياً ثلاث ورقات عمل وكل ورقة تحتوي على 65536 صفاً و 256 عموداً , إلا أنه يمكن أنشاء أوراق إضافية والعمل عليها في آن واحد . لإدراج ورقة عمل إضافية نفتح قائمة "إدراج" ونختار ورقة عمل.

تغيير اسم الورقة : لتغيير اسماء الورقات نقف على أول ورقة من قائمة "تنسيق" نختار "ورقة" ومنها "إعادة تسمية" ثم نكتب الاسم الجديد للورقة .


حذف ورقة عمل : لحذف ورقة عمل معينة نقف على الورقة المطلوب حذفها ومن قائمة "إدراج" نختار "ورقة" كما يمكن القيام بجميع تلك المهام بالنقر على إحدى الورقات بزر الفأرة الأيمن ثم تحديد العملية المطلوبة .






الفرز : عملية الفرز هي عملية إعادة ترتيب الصفوف من جديد حسب معيار معين , قد يكون الاسم أو الراتب أو العمر .........إلخ.


لعمل فرز للمندوبين حسب الإجمالي السنوي

* نظلل الخلايا من C4 إلى H14





*نفتح قائمة بيانات ثم نختار "فرز"




نجد في شاشة الفرز ثلاث خانات للفرز نقف على الحقل الأول




وننقر على ونختار حقل "الإجمالي السنوي" ثم ننقر على اختيار تنازلي ثم ننقر "موافق"


كما يمكن إجراء الفرز على أكثر من حقل بمعنى إذا تساوي مندوبين في الأجمالي السنوي فنقوم بعمل فرز على حقل آخر مع الحقل الأول من خلال أسم المندوب تنازلياً ثم ننقر "موافق".

العمليات الحسابية


عند الرغبة في إجراء عملية حسابية على القيم الموجودة في خلايا ورقة العمل , فإنك ستحتاج لإنشاء صيغة رياضية لهذه العملية . وتستخدم الصيغ الرياضية عادة للعمليات الحسابية البسيطة والمتوسطة كالجمع والطرح والضرب والقسمة وحساب النسبة المئوية والرفع إلى الأس ........... إلخ .


خطوات إجراء العملية الحسابية :

1- حدد الخلية التي ترغب أن تضع بها نتيجة العملية الحسابية.

2- اكتب علامة ( = ) في نفس الخلية .

3- اكتب الصيغة الرياضية .

4- اضغط مفتاح الإدخال Enter.

مثال1:

نرغب في عمل كشف حساب لعميل ما وإيجاد رصيد نهاية المدة.





رصيد المدة = رصيد أول المدة + إيداعات نقدية وشيكات + أرباح - مسحوبات.


يمكن إيجاد رصيد نهاية المدة بكتابة المعادلة التالية في شريط الصيغة :-

1. نحدد الخلية التي نرغب أن نضع بها نتيجة العملية الحسابية . وهي الخلية C15

2. اكتب علامة ( = ) في نفس الخلية .

3. اكتب الصيغة الرياضية في شريط الصيغة =C10+C11+C12-C13

4. اضغط مفتاح الأدخال Enter.


ملاحظة مهمة : كتابة الصيغة الرياضية تتطلب وقتاً طويلاً بإمكانك أختصار الوقت وذلك بالنقر على كل خلية لوحدها .

هذا مثال شامل لما سبق من دروس:

انسخ البيانات إلى ورقة إكسل ثم قم بتنفيذ التالي:



1. ضع حدود الجدول كما هو ظاهر أمامك.

2. أضف التظليل للخلايا المحددة.

3. احسب الأرباح ثم أحسب الضريبة , و التي تعادل 12% من الأرباح.

4. أوجد صافي الأرباح.


الحــــــل :

الخطوة الأولى هي نقل كافة البيانات بدقة و بالتنسيق الافتراضي إلى ورقة عمل جديدة .




الخطوة الثانية هي إجراء التنسيقات على الجدول كما هو مطلوب . وذلك كما يلي :

1. ضبط سعة الأعمدة . من خلال سحب العمود لليمين أو اليسار حسب الحاجة .



2. وضع خلايا المشتريات والمبيعات ... الضريبة في منتصف خلاياها . حدد الخلايا من B2 إلى H2 ثم اختر القائمة تنسيق ثم خلايا فتظهر نافذة تنسيق الخلايا ونختار منها تبويب محاذاة .
في محاذاة النص اختر الأمر توسيط عمودياً و أفقياً . وضع إشارة ( صح ) أمام التفاف النص .



3. حدد الجدول كاملاً ثم من تبويب حدود أختر الحدود المناسبة . ثم حدد الخلايا المراد تظليلها واختر اللون المناسب من تبويب نقش . سيظهر لك الجدول بالشكل المطلوب وهو كما في الشكل التالي :




الخطوة الثالثة , لحساب الأرباح يجب أن نعرف ماهي المعادلة الصحيحة للحل ثم نحولها إلى صيغة رياضية , والمعادلة الصحيحة هنا هي : الأرباح = المبيعات - المشتريات - المصروفات .
وتكون الصيغة الرياضية لحساب الأرباح هي :D3 - E3 - C3



لحساب الضريبة , نستعمل المعادلة التالية :
الضريبة = الأرباح * 12% . فتكون الصيغة الرياضية G3 = F3 * 12%



أخيراً بقي أن نحسب صافي الأرباح والتي تحسب كما يلي :
صافي الأرباح = الأرباح - الضريبة .




ملاحظة هامة : هناك أولويات في العمليات الحسابية , ينبغي وضعها بعين الأعتبار عند كتابة صيغة معينة . والترتيب الصحيح هو :

*الأسس ومابين الأقواس .
* الضرب والقسمة .
* الجمع والطرح .

الدوال الرياضية
الدوال (functions) هي صيغ رياضية جاهزة مخزنة داخل إكسل , تقوم بإجراء سلسلة من العمليات الحسابية على مجموعة من القيم . يحتوي برنامج إكسل على أكثر من 220 دالة رياضية من أهمها وأكثرها استخداما الدوال التالية :





كيف يتم استخدام الدوال ؟

للوصول إلى دالة معينة يمكن سلك عدة طرق منها :

* من قائمة إدراج ثم دالة . حيث تظهر نافذة إدراج دالة كما في الشكل التالي :





* الدوال الشهيرة التي نحتاج إليها عادة موجودة على شريط قياسي , حيث يظهر زر لدالة الجمع أما باقي الدوال فتظهر من خلال القائمة المنسدلة والموجودة بجانب دالة الجمع.





خطوات استخدام الدوال (هذه الخطوات لدوال المجموع والمعدل والحساب وأكبر وأصغر قيمة ):

1- حدد الخلية التي ترغب أن تضع بها النتيجة .

2- اختر العملية التي تريد من قائمة الدوال .

3- حدد نطاق القيم المشتركة في العملية .

4- اضغط مفتاح الإدخال Enter .


مثال : في مثالنا السابق وباستخدام الدوال أوجد :

* معدل المبيعات .

* مجموع كل عمود من الأعمدة .

* أقل قيمة لكل الأعمدة .

* أكبر أرباح متحققة .




الحل :

أولاً لإيجاد معدل المبيعات نكتب في الخلية C7 عبارة (معدل المبيعات) ثم نحدد الخلية D7 . ثم نختار دالة المعدل من قائمة الدوال , بعدها نحدد نطاق القيم المشتركة في العملية بالنقر المستمر على زر الفأرة الأيسر والسحب إلى أسفل .




بعد أن تم تحديد النطاق بشكل صحيح ننقر على مفتاح الإدخال Enter.



ثانياً لإيجاد مجموع كل عمود من الأعمدة نحدد الخلية C8 , ثم نختار دالة الجمع , بعدها نحدد نطاق القيم المشتركة في العملية بالنقر المستمر على زر الفأرة الأيسر والسحب إلى أسفل .





ثم بالنقر على مفتاح الإدخال , ثم سحب المربع السحري على كافة الأعمدة .






ثالثاً لإيجاد أقل قيمة لكل الأعمدة نكرر مافعلناه في الخطوة السابقة مع تغيير الدالة المطلوبة .






رابعاً لإيجاد أكبر أرباح متحققة نحدد الخلية F10 ثم نختار دالة أقصى من قائمة الدوال , بعدها نحدد نطاق القيم المشتركة في العملية بالنقر المستمر على زر الفأرة الأيسر والسحب إلى أسفل .





ثم بالنقر على مفتاح الإدخال يكون الحل قد اكتمل .

دالة الشرط ( IF )


تتيح دالة الشرط وضع شرط في الصيغة وتفيد في حالة وجود أكثر من حالة للجواب .

وهي إحدى الدوال المعروفة بالدوال المنطقية ( دوال تستخدم الشروط وعلامات المقارنة : = , > , < )


والشرط نوعان : شرط بسيط وهو الذي يحتمل إجابتين فقط مثل " يستحق مكافأة أو لا يستحق "

وشرط مركب وهو الذي يحتمل عدة إجابات مثل " معدلات الطلاب , ممتاز - جيد جداً ........ " .



مـثــال :


ظهرت نتائج الطلاب في نهاية الدورة كما يلي :







المطلوب : معرفة الطلاب الناجحين والطلاب الراسبين باستخدام دالة الشرط . علماً بأن درجة النجاح هي 60.


الــحــل:

أول خطوة هي أن نحدد خلية الإجابة .

ثم من قائمة أدارج نختار دالة أو نضغط على أيقونة إدراج دالة في شريط الصيغة ثم نختار دالة IF فيظهر إطار وسائط الدالة .







الخانة الأولى قيمة الاختبار Test وهي الخلية H5 النسبة المئوية أكبر من أو تساوي 60 درجة إذا تحقق هذا الشرط True يكون ناجحاً , إذا لم يتحقق False يكون راسباً .






ثم ننقر على موافق ثم نسحب من المربع السحري لبقية الطلاب كما هو موضح في الشكل :







أما إذا كان المطلوب إظهار تقدير كل طالب فيكون هذا الشرط شرطاً مركباً .


يتم إيجاد التقدير باستخدام دالة IF


- ممتاز >= 90


- جيد جداً >= 80


- جيد >= 70


- مقبول >= 60


- غير الاحتمالات السابقة يكون راسب

التخطيطات البيانية


تتيح التخطيطات إنشاء تمثيل رسومي للبيانات الموجودة في ورقة عمل مما يساعد على فهم هذه البيانات بيسر وسهولة .

وهناك أنواع مختلفة من التخطيطات , ويعتمد اختيار نوع التخطيط على نوع البيانات والطريقة التي تريد أن تعرض بها تلك البيانات .





خطوات استخدام التخطيط البياني :

1- الخطوة الأولى هي تحديد البيانات المراد إظهارها في التخطيط . فإن كانت البيانات في أعمدة متجاورة فيتم تحديدها بالنقر على الزر الأيسر للفأرة وسحبة حتى يتم تحديد كافة البيانات المطلوبة .
أما إن كانت البيانات في أعمدة غير متجاورة فيتم تحديد العمود الأول ثم تثبيت مفتاح التحكم Ctrl ثم تحديد العمود أو الأعمدة الأخرى.

2- انقر على زر معالج التخطيطات الموجودة في شريط قياسي . أنظر الشكل التالي :





3- في معالج التخطيطات توجد 4 خطوات

الأولى هي اختيار نوع التخطيط , حيث توجد أنواع متعددة وبأبعاد ثنائية وثلاثية .

الثانية تحديد مصدر البيانات , في هذه الخطوة نتأكد من أن تحديدنا السابق في الخطوة 1 صحيح .

الثالثة خيارات التخطيط , وفيها عدة خيارات كعناوين البيانات والمحاور وخطوط الشبكة ووسيلة الإيضاح ... حيث يمكنك إدخال عنوان للتخطيط مثلاً أو منع ظهور وسيلة الإيضاح بالتخطيط .

الرابعة موقع التخطيط , الموقع الافتراضي هو أن يظهر التخطيط ككائن في ورقة العمل نفسها , أما الخيار الآخر فهو جعل التخطيط في ورقة جديدة مستقلة .






على فرض أننا نريد تخطيطاً يبين حركة مبيعات شهر مارس , ونوع التخطيط المطلوب هو عمودي ثلاثي الأبعاد ويكون في ورقة مستقلة .

شكرا لك أخي

واصل تميزك

لا تحرمنا من جديدك

العفو